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联邦学习负责人如何利用共享服务来发挥学习资产的威力。
虽然私营部门的学习负责人通常拥有更多的灵活性, 对开发或购买学习拥有快速决策权, 但联邦项目经理和培训总监在制定人才发展的决策上却有一个优势: 他们可以通过使用共享服务的杠杆来提高他们人才发展价值的影响力。除了创建学习资产本身或从供应商或承包商购买它们之外, 联邦学习负责人也越来越多地有机会去共享服务。
但是,联邦管理人员决定是否与共享服务中心建立合作关系与人才开发同样重要？是否有最适合共享环境的学习主题？他们如何决定通过共享服务来实现提供学习资产？作出这类决定的标准是什么？解决共享服务决策的复杂性是一个错综复杂的问题。首先,让我们来看一下共享服务的环境以及它是如何演变的。
联邦共享服务的环境
共享服务汇集了在某个机构中一个职能或者通常由不同机构及其次级单位来完成的职能--这些都是常见的管理工作，例如工资管理、人力资源人事管理、IT基础设施建设和合同修订。共享服务汇集了联邦机构内部和各个部门的资源,以便管理人员能够集中精力完成他们的核心任务, 同时实现共享服务所带来的效率、生产率和成本节约的好处。
在大多数情况下, 这些服务都是通过跨部门政府共享服务中心提供的, 其中一个机构来牵头-例如农业部的国家金融中心或内政部的内部商务中心和多个机构建立联系并使用他们的服务。他们也会在机构内部将功能整合到一个共享的环境，以支持某一个特定的事业，如在美国国家航空航天局的共享服务中心。
近年来,负责学习和绩效管理的联邦管理人员已经通过使用共享服务来缩小他们的员工、合作伙伴和成员在关键技能上的差距,并不断地提升他们的工作能力。从执行强制性规章制度和认证培训入手--如 "无恐惧法案", 这是一个反歧视和举报人保护方案--他们开始接受通过合作来实现享有技术培训、领导能力发展和其他绩效计划。这些管理者正在借助与其他机构正式和非正式的合作,以实现节省资金,改善培训结果,并扩大自己的学习资产的范围的目的。
共享服务的演变
几十年来,联邦机构一直在互相分享资源。负责处理荒地火灾和容易起火的公共土地的联邦机构在1965年成立了一个跨部门的消防中心,致力于实现"共同努力减少服务的重复,削减成本,并协调国家消防规划和行动"的目标。国家机构间消防中心(NIFC)的一项核心任务是确保荒地消防员通过培训和资格鉴定体系，拥有可以高效发挥其作用的工作技能和能力。
虽然不是正式的共享服务中心,但NIFC满足了汇集资源的概念,以支持多个机构从中受益的功能。 假如同样的事情由不同的机构执行, 那将会更加昂贵和更加低效(甚至可能更危险)。
在20世纪80年代，随着NIFC的建立，共享服务变得更加正式。目前，联邦航空管理局和农业部、内政部和财政部都有四家跨机构共享服务中心，用于支付工资和其他形式的支持。各机构的共享服务中心也整合了人力资源、培训、收购、财务、IT和其他行政和运营职能。
机构管理者和这些组织之间的关系往往更加正式，它们实现交易和产生关系一般都建立在跨部门的协议基础上，以及谅解备忘录和服务级别协议上。山姆大叔的名单、网站和OPM办公室的资源、总务总局和其他机构提供了共享服务的提供商以及他们的产品的目录。
一个屋檐下的共同作用
在其管理议程中,奥巴马政府已将共享服务作为其管理机构优先目标之一,以提高政府在人力资源、IT、财务和收购方面的效率。这就设定了期望、问责制和领导力的重点,以鼓励机构的负责人在任何地方使用共享服务来改善机构的运营。
根据公共服务合作伙伴、审计总署、IBM政府商业中心和其他部门的研究报告，共享服务因为治理不足，执行结果喜忧参半。由于缺乏内部和共享服务提供者的数据来评估成本和收益、测量执行效果的稳定性、存在的风险以及有限责任。这些部门和其他政府专家团队正在提出解决这些问题的方法。同时,这类问题也给联邦的人才发展带来挑战，因为联邦政府也正在思考是否需要寻求其他机构的支持。
除了与其他HR业务相关联外, 很少有指定的共享服务中心提供人才开发的支持。与此同时, 为人才发展开发了共享的专业知识和资源。
虽然没有正式指定为共享服务中心或提供商,OPM的联邦行政机构和管理发展中心,负责监督、管理和领导发展工作;国土安全部联邦执法培训中心,负责国家安全、反恐和执法工作; OPM 的HR大学，负责开发人力资源员工队伍的能力;国防采集大学（DAU），负责国防部采购人员专业性的培养;其他的部门则为机构的客户提供电子学习、模拟、讲师引导、混合和学习资产开发服务。就像NIFC一样,他们提供的服务满足了共享服务的定义即把一个公共功能放在一起以便造福所有人。
非正式的人才发展共享服务
除了上面提到的正式的共享服务关系外,机构的学习负责人还需要通过非正式地合作来实现相互支持。非正式的分享可以从宣传到组建一个小型网络来提供开放的教室座位，给教学设计师提供一个在学习项目上合作的机会。其他例子包括共享老师、电子化学习模块、需求评估结果和评价方法。
在这些非正式的计划中,很少出现现金交易,但学习负责人期望实现互惠互利。如果一个人在需要领导力的课程上提供了帮助,那么她也会期望在她需要帮助的时候也得到支持。
决策因素
一些与共享服务有关的决策因素是显而易见的,但很多却不是那么明显。如果一个机构需要打造一个独特的能力或尤其是在一个安全的环境下精通网络安全管理的话，公共部门的人才开发人员可能需要投资他自己的资源，而不是参与国家的网络安全工作和研究。
在考虑是否与其他机构合作以满足人才发展需要时, 联邦学习负责人会考虑与机构相关的因素, 以及与他们的共享服务伙伴相关的因素。然而，这些因素有些类似于其他制造或购买的决定的训练。
胜任力是关键的功能、能力，或所应达到的能力水平。例如,联邦紧管理署不太可能会放弃其通过紧急管理研究所以及其他资源来培养国家首要回应者人才方面的作用。
胜任力或天赋是特定于某个机构的任务或多个机构共同任务而生产的一种新兴的或独特的需要。例如，国家标准和技术研究所更有可能拥有或密切控制在纳米技术能力方面的学习资源，同时他又希望与其他机构分享合作和谈判技巧的资源。
胜任力是处理跨政府国家优先事物甚至是所有的事物的一种能力，或者大多数的机构都应该开发的一种能力。例如，人才开发人员可能会发现，在网络安全、大流行威胁、反恐、数字服务和STEM(科学、技术、工程、数学)技能方面，由于这些领域有紧急或重要的技能缺陷，而其他机构可以提供优秀的学习资产。
与其他机构的学习负责人一起工作的经验,由此构成的强大网络可以获得参考和测试的灵感。如果没有Yelp或亚马逊对共享服务在人才开发方面的评价，其他联邦人才的社交网络也可以提供重要的经验、建议和策略。
数据可以反映机构共享服务的实际机会成本。这意味着理解使用共享服务而发生的有形和无形的成本、效益与不使用共享服务而在机构内部所产生的成本和效益是不同的两种情况。
在决定是否与特定的共享服务伙伴合作时, 联邦学习的负责人必须考虑以下因素:
- 跟踪记录/性能指标--一些共享服务提供商已经承担了由于他们缺乏专业知识并取得不佳成绩的职能;检查以前成功项目和结果指标。
- 关系的质量——了解如何实现已经在提供服务和支持的机构合作伙伴的满意度，以及考虑如何控制成本和质量。
- 能力—受欢迎的共享服务有时会收到比他们所支持的服务更多的需求，但他们没有能力来投入资源、产生供给来满足需求。
联邦学习负责人综合这些因素进行思考并做出最终的决定，以最佳地实现将共享服务作为他们的学习资产组合的一部分来使用，并且满足其机构人才发展达到所期望的能力。
实用的智慧和权益之计
联邦学习负责人强调信任和建立有效的工作关系是使共享服务成功的关键组成部分。虽然机构间协议、服务级别协议和其他协议是巩固期望和强化责任的自动保险装置,但人才开发人员却认为这些方式应该是最后再选择的手段, 因为它们并不是建立互惠互利工作关系的基础。
此外, 这些负责人还注意到, 在合作共中所产生的突发事件的管理时间和交易成本,这种情况特别容易在共享服务计划的早期阶段出现。确保双方在描述期望和预期结果时使用相同的语言。负责人需要在谈判、 提供反馈、 化解矛盾，解决问题等方面投入时间和精力，而这些时间和精力却很难估算。
在当今的预算有限的现实情况下,随着人才发展需求的迅速涌现,联邦学习负责人不断做出妥协,利用一种发展需求和学习资源去换取另一种发展需求和资源。为了满足人们需要快速完成的人才开发需求,共享服务可能是唯一的选择。虽然领导力发展可能是一个重要的机构需要，但是资源有可能被转移到其他的关键需求上，因此唯一的解决方法就是共享的服务。在这些情况下, 学习负责人将努力补给共享服务资源, 并寻求保持影响力的方法。
随着为人才发展提供共享服务的演变，政府也在努力跟上步伐。联邦政府正在接受品类管理——努力在特定的需求和采购类别中达成共识和形成最佳实践，以便机构能够更好地满足他们对服务的需求。行政管理和预算局、总务管理局和OPM对于人力资源及培训服务实施的品类管理，承诺将实现更大的透明度，同时将为负责人才开发的政府采购者提供更开放的市场
以便让人们进一步了解共享服务的益处。
最终,共享服务确保在人才开发资源方面作出最佳决策,以便政府雇员能够更好地代表美国人民履行其机构的使命。共享服务提供了一个选择，以实现降低成本、提高学习效果、增加额外容量、加快学习主动性、提高熟练程度的目标。明智地考虑在何时、何地利用共享服务来最好地为人才开发提供帮助，将成为机构负责人必须学习的组合能力。
译者：陈湘曦
